Đối với hầu hết những công ty, chọn một nơi đặt làm trụ sở là việc bắt buộc. Việc này vừa đảm bảo tính pháp lý khi đăng ký kinh doanh, tăng độ tin cậy đối với khách hàng và cũng là nơi các bộ phận dễ dàng kết nối, trao đổi công việc để mang lại hiệu quả tốt hơn.Nhưng không phải công ty nào cũng có đủ điều kiện để sở hữu cho mình một trụ sở độc lập. Do đó, giải pháp tối ưu chính là các văn phòng cho thuê nằm trong các tòa nhà.
Hiện nay, việc thuê văn phòng tại các tòa nhà lớn để làm trụ sở công ty và nơi làm việc của nhân viên đang là phương án được rất nhiều công ty sử dụng vì những lợi ích mà việc này mang lại. Trong bài viết này, Qualitas DC sẽ cùng làm rõ các ưu và nhược điểm của hình thức này.
1. Lợi ích khi thuê văn phòng tại các tòa nhà
1.1. Tạo hình ảnh chuyên nghiệp
- Một văn phòng làm việc tại các tòa nhà lớn và chuyên nghiệp sẽ giúp tạo hình ảnh tốt cho công ty, giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốn với các khách hàng và đối tác ngay từ cái nhìn đầu tiên khi ghé thăm.
1.2. Tiện lợi
- Thuê văn phòng tại các tòa nhà lớn cũng mang lại rất nhiều tiện ích có sẵn có thể kể đến như:
+ Phòng cháy chữa cháy: Doanh nghiệp không cần lo lắng đến các vấn đề về phòng cháy chữa cháy. Tất cả các tòa nhà xây dựng đều tuân thủ nghiêm ngặt về vấn đề phòng cháy chữa cháy và có lắp đặt các hệ thống báo cháy, chữa cháy đầy đủ.
+ Dịch vụ vệ sinh: Ở một số những tòa nhà lớn đều có các hệ thống nhân viên vệ sinh chuyên nghiệp như lau dọn, lau cửa kính, các hệ thống thông gió, khử mùi,…
+ Các tiện ích khác: Tùy thuộc vào các tòa nhà mà còn các thuận tiện khác như: thang máy, lễ tân, khu mua sắm,…
1.3. An toàn và bảo mật
- Tất cả các tòa nhà đều có lực lượng bảo vệ nghiêm ngặt. Mọi hành động ra, vào tòa nhà hoặc vận chuyển hàng hóa cũng đều được kiểm tra. Vì vậy, việc thuê văn phòng làm việc tại các tòa nhà mang lại sự an toàn và bảo mật cao, tránh các trường hợp trộm cắp, phá hoại.
1.4. Tiết kiệm chi phí
- Việc thuê một văn phòng làm việc tại các tòa nhà giúp tiết kiệm tối đa chi phí cho các công ty vừa và nhỏ hoặc các công ty trong giai đoạn khởi nghiệp. Các khoản chi phí có thế kể đến như:
+ Các khoản chi phí liên quan đến bảo vệ, bảo trì, sửa chữa.
+ Chi phí phòng cháy chữa cháy
+ Chi phí gửi xe
+ Chi phí vệ sinh.
…
- Theo một số tòa nhà, doanh nghiệp chỉ cần trả tiền phí thuê văn phòng sẽ bao gồm các tiện ích đi kèm mà không mất thêm phí. Điều này sẽ mang lại lợi thế rất lớn cho doanh nghiệp so với việc phải xây dựng từ đầu.
2. Nhược điểm khi thuê văn phòng tại các tòa nhà
Thuê văn phòng tại các tòa nhà có những ưu điểm vượt trội phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên cũng có nhược điểm là: KHÔNG THỂ MỞ RỘNG DIỆN TÍCH
- Giới hạn về diện tích là nhược điểm lớn nhất khi thuê văn phòng tại các tòa nhà. Doanh nghiệp không thể mở rộng thêm diện tích khi không có sự cho phép của ban quản lý tòa nhà.
- Một số tòa nhà chia các văn phòng cho thuê theo từ ô. Nếu bên cạnh bạn có công ty khác đang thuê, bạn sẽ không thể mở rộng thêm diện tích để mở rộng quy mô. Từ đó gây trở ngại lớn khi công ty bạn có nhu cầu tuyển thêm nhân sự.
3. Làm sao để chọn văn phòng phù hợp
Qualitas DC sẽ mách bạn một số cách để chọn văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của mình.
3.1. Lựa chọn tòa nhà tại các vị trí thuận lợi
- Việc lựa chọn văn phòng tại các tòa nhà đặt ở vị trí trung tâm, giao thông thuận lợi là điều được ưu tiên. Nếu doanh nghiệp của bạn nằm tại các vị trí dễ tìm thấy, cơ hội khách hàng ghé thăm và hài lòng sẽ cao hơn. Từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả
3.2. Lựa chọn các tòa nhà có diện tích phù hợp
- Doanh nghiệp bạn cần có kế hoạch hoạt động cụ thể trong khoảng thời gian dài để cân đối lựa chọn các văn phòng có diện tích phù hợp theo lộ trình phát triển.
- Thiết kế bố cục văn phòng chính xác để đưa ra phương án thích hợp cho các phòng ban, phòng họp,…
3.3. Lựa chọn các tòa nhà cho chi phí thuê hợp lý
- Nếu doanh nghiệp bạn không có đủ ngân sách để thuê các văn phòng ở các tòa nhà lớn, hãy cân nhắc lại các phương án khác. Nên lên kế hoạch ngân sách dài hạn theo lộ trình hoạt động của công ty để đưa ra mức chi phí thuê phù hợp.
- Bạn nên tham khảo và lựa chọn các tòa nhà theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
3.4. Lựa chọn các tòa nhà có tiện ích tốt
- Tòa nhà nên có đầy đủ các tiện ích như an ninh, bảo vệ, vệ sinh, bảo trì. Từ đó đảm bảo sự thuận tiện, an toàn cho nhân viên và khách hàng khi làm việc.
